幫你提高數(shù)據(jù)分析效率的Excel技巧

  對于剛進入數(shù)據(jù)分析行業(yè)新手來說，EXCEL可以被當做一款入門的軟件。在學(xué)習(xí)R或Python前，事先掌握一定的EXCEL知識是百利而無一害。EXCEL憑借其功能強大的函數(shù)、可視化圖表、以及整齊排列的電子表格功能，使你能夠快速而深入的洞察到數(shù)據(jù)不輕易為人所知的一面。
  但與此同時，EXCEL也有它的一些不足之處，即它無法非常有效的處理大型數(shù)據(jù)。當嘗試使用EXCEL處理含有20萬行數(shù)據(jù)的數(shù)據(jù)集時，就會發(fā)現(xiàn)EXCEL運行的非常吃力。EXCEL并不適用于處理海量數(shù)據(jù)，雖然在某種程度上，可以通過一些其他的方法讓EXCEL處理大型數(shù)據(jù)集，但推薦使用R或Python去處理，而不是EXCEL。
  在這篇文章中，將會提到一些關(guān)于EXCEL使用方面的小技巧，從而可以節(jié)省你寶貴的時間。
  01. 常用的函數(shù)
  1. Vlooup()：它可以幫助你在表格中搜索并返回相應(yīng)的值。讓我們來看看下面Policy表和Customer表。在Policy表中，我們需要根據(jù)共同字段 “Customer id”將Customer表內(nèi)City字段的信息匹配到Policy表中。這時，我們可以使用Vlookup函數(shù)來執(zhí)行這項任務(wù)。
  對于上面的問題，我們可以在F4單元格中輸入公式“=VLOOKUP(B4， $H$4：$L$15， 5， 0)”。按回車鍵后，在City字段下將會返回所有Customer id為1的城市名稱，然后將公式復(fù)制到其他單元格中，從而匹配所有對應(yīng)的值。
  提示：在復(fù)制公式中請別忘記使用符號“$”，來鎖定Customer表的查詢范圍。這被稱之為**引用，也是經(jīng)常容易出錯的地方。
  2. CONCATINATE：這個函數(shù)可以將兩個或更多單元格的內(nèi)容進行聯(lián)接并存入到一個單元格中。例如：我們希望通過聯(lián)接Host Name和Request path字段來創(chuàng)建一個新的URL字段。
  上面的問題可以通過使用公式“=concatenate(B3，C3)” 并且下拉復(fù)制公式來解決。
  提示：相對于“concatenate”函數(shù)，傾向于使用連接符“&”來解決上述問題，公式為“=B3&C3”。
  3. LEN：這個公式可以以數(shù)字的形式返回單元格內(nèi)數(shù)據(jù)的長度，包括空格和特殊符號。
  示例：=Len(B3)=23
  4. LOWER， UPPER and PROPER：這三個函數(shù)用以改變單元格內(nèi)容的小寫、大寫以及首字母大寫（即每個單詞的第*個字母）。
  在數(shù)據(jù)分析的項目中，這些函數(shù)對于將不同大小寫形式的內(nèi)容轉(zhuǎn)換成統(tǒng)一的形式將會非常有用。否則，處理這些具有不同特征的內(nèi)容將會非常麻煩。
  5. TRIM：這是一個簡單方便的函數(shù)，可以被用于清洗具有前綴或后綴的文本內(nèi)容。通常，當你將數(shù)據(jù)庫中的數(shù)據(jù)進行轉(zhuǎn)儲時，這些正在處理的文本數(shù)據(jù)將會保留字符串內(nèi)部作為詞與詞之間分隔的空格。并且，如果你對這些內(nèi)容不進行處理，后面的分析中將產(chǎn)生很多麻煩。
  6. If：在EXCEL眾多函數(shù)之中*有用的一個。當特定的事件在某個條件下為真，并且另一個條件為假時，可以使用這個公式來進行條件運算。例如：你想對每個銷售訂單進行評級，“高級”和“低級”。假設(shè)銷售額大于或等于5000，則標記為“高級”，否則被標記為“低級”。
  02. 由數(shù)據(jù)得出結(jié)論
  1. 數(shù)據(jù)透視表：每當你在處理公司的數(shù)據(jù)時，你需要從“北區(qū)分公司貢獻的收入是多少？”或“客戶購買產(chǎn)品A訂單的平均價格是多少？”以及許多類似的其它問題中尋找答案。
  EXCEL的數(shù)據(jù)透視表將會幫你輕松的找到這些問題的答案。數(shù)據(jù)透視表是一款用于匯總?cè)纾河嫈?shù)，求平均值，求和，以及其他依據(jù)相關(guān)選擇進行特征計算的功能。它可以將數(shù)據(jù)表轉(zhuǎn)換為反應(yīng)數(shù)據(jù)結(jié)論的表格，從而幫助你做出決策。
  03. 創(chuàng)建數(shù)據(jù)透視表的方法
  第*步：點擊數(shù)據(jù)列表內(nèi)的任何區(qū)域，選擇：插入—數(shù)據(jù)透視表。EXCEL將會自動選擇包含數(shù)據(jù)的區(qū)域，包括標題名稱。如果系統(tǒng)自動選擇的區(qū)域不正確，則可人為的進行修改。建議將數(shù)據(jù)透視表創(chuàng)建到新的工作表，點擊New Worksheet（新工作表），然后點擊OK。
  第二步：現(xiàn)在，你可以看到數(shù)據(jù)透視表的選項板了，包含了所有已選的字段。你要做的就是把他們放在選項板的過濾器中，就可以看到在左邊生成相應(yīng)的數(shù)據(jù)透視表。
  2.創(chuàng)建圖表：在EXCEL里面創(chuàng)建一個圖表，你只要選擇相應(yīng)的數(shù)據(jù)，然后按F11，就會自動生成系統(tǒng)默認的圖表。除此之外，你可以手工改變不同的圖表類型。如果你傾向于在當前工作表中生成圖表，可以按ALT F1，而不是F11。
  當然，在任何一種情況下，只要你創(chuàng)建了圖表，就可以通過定義特定數(shù)據(jù)源來展示期望的信息。
  04. 基本的快捷鍵
  通過快捷鍵來瀏覽單元格或更快速地輸入公式的是*佳的途徑。下面列出了*常用的幾種快捷鍵：
  1.按Ctrl [向下|向上箭頭]：移動到當前列的*底部或*頂部，按Ctrl [向左|向右箭頭]，移動到當前行的*左端和*右端。
  2.按Ctrl Shift 向下/向上箭頭：選擇包括從當前單元格直到*頂部或*底部范圍內(nèi)的數(shù)據(jù)。
  3.Ctrl Home：定位到單元格A1
  4.Ctrl End：導(dǎo)航到包含數(shù)據(jù)的*右下角的單元格
  5.ALT F1：創(chuàng)建基于所選數(shù)據(jù)集的圖表。
  6.按Ctrl Shift L：激活自動篩選數(shù)據(jù)功能。
  7.Alt 向下箭頭：打開下拉自動篩選的菜單。
  8.ALT D S：要排序的數(shù)據(jù)集
  9.按Ctrl O：打開一個新的工作簿
  10.按Ctrl N：創(chuàng)建一個新的工作簿
  11.F4：選擇范圍，并且按F4鍵，可以將數(shù)據(jù)引用改為**引用，混合引用，相對引用。
  注意：這不是一個詳盡的清單，從字面上講，使用快捷鍵完成了平日工作的80%。
  EXCEL作為使用*廣泛的數(shù)據(jù)統(tǒng)計分析軟件，無論你是小白還是資深用戶，總會有一些東西值得你去學(xué)習(xí)。